Thủ thuật tin học văn phòng

1.Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn

Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.

Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.
Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn “Symbol...”.
- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.
- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.
- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.
- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.
Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:
- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.
- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab “Symbols”.
- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.
- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.
- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.

2. Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office
rong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:
Microsoft Office:
- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...
- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.
- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. - Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.
- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.
- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.

3. Microsoft Outlook
- Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
- Ctrl+2: mở Calendar.
- Ctrl+3: mở Contacts.
- Ctrl+4: mở Tasks.
- Ctrl+5: mở Notes.
- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.

4. Internet Explorer (IE) và Firefox
- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.
- Alt+Home: trở về trang chủ.
- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.
- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.
- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.
- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.
- ESC: ngừng tải trang web.
- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.
- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.
- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.
- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox
Thủ thuật chung

5. Phóng to hay thu nhỏ
Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm - Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word. Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar as you type, sau đó là Ok là xong.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau - chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.
+---------------------+---------------------+---------------------+
+--------------+---------------+---------------+

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung thông tin trong ô Ctrl-1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl-Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1 sang Sheet 2) Ctrl-Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl-Shift-" Sao chép dữ liệu từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl-$ Chuyển định dạng ô hiện thời sang định dạng tiền tệ với 2 con số sau dấu phẩy Alt-
Enter Xuống dòng trong một ô

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Microsoft Excel

Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:
Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị - giả sử chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu =A1*TaxRate và Excel sẽ tự động thay số cho bạn. 
Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.

Biểu đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.

Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List Create List và lựa chọn vùng dữ liệu của bạn.
Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.
Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa công thức rồi vào Tools Formula Auditing Evaluate Formula, Excel sẽ chỉ cho bạn biết.

Muốn chuyển cửa sổ đang sử dụng: Alt-Tab

Trong excel:

Muốn con trỏ lên đầu hoặc cuối một loạt ô có data hoặc không có data: Ctrl-mũi tên lên (xuống)
Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu vào rồi Ctrl-enter (trong bài terry có nói đến, mình chỉ thêm một ứng dụng thôi)

Muốn chèn thêm dòng: alt->I->R (Nhấn alt xong nhấn I, xong nhấn C. Có nghĩa là alt->insert-row)
Muốn chèn thêm cột: alt->I->C (alt->insert->column)
Muốn xoá dòng: alt->E->D->R (alt->edit->delete->Row)
Muốn xoá cột: alt->E->D->C (alt->edit->delete->column)

Bạn có thể tương tự với tất cả những điều chỉnh khác dựa vào thanh menu sau khi nhấn alt

Muốn về đầu dòng: Home
Muốn về ô A1: Ctrl-home.
Muốn phóng to, thu nhỏ bản tính: Ctrl+

Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ excel, chọn công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với chữ ready sẽ thấy kết quả

Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert fuction. Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn "help on this fuction". Excel sẽ chi tiết cách trình bày và ví dụ điển hình.

(Sưu tầm)

Xem thêm

Cách mở các file bị khoá trong Office 2013

Lý do các file không thể mở được là vì nó xuất phát từ một máy tính khác – và phần mềm Office xem đó là mối đe doạ bảo mật. Khi bạn đang xử lý với những file được gửi qua email đến cho bạn, hoặc bạn tải chúng từ Internet, cảnh giác này của Office rất đáng khen ngợi, nhưng nó cũng gây khó chịu vô cùng.

Vấn đề còn bị xé ra to hơn khi thực tế những file được lưu trên một drive mạng lưới hoặc copy từ những máy tính khác trên mạng home của bạn có thể bị ảnh hưởng. Trong những trường hợp này, bạn sẽ rơi vào trạng thái … không thể làm gì. Sau đây là một số giải pháp giúp bạn.

Office 2013 cũng áp dụng một kỹ thuật tương tự với Internet Explorer để xác định nguồn gốc của các file, và điều này có thể dẫn đến các vấn đề về bảo mật.
Mở từng file bị khoá

Nếu bạn không gặp phải vấn đề này thường xuyên, bạn có thể làm theo cách này để mở những file bị khoá.

Click chuột phải vào file bị Office khoá và chọn Properties từ menu. Trên thẻ General, click vào nút Unblock ở dưới cùng của hộp thoại, sau đó click vào OK. Lần sau, bạn chỉ cần click đúp vào file, nó sẽ mở ra cho bạn.

Mở khoá tất cả các file

Nếu bạn nhận thấy mình thường xuyên phải đối mặt với cảnh báo lỗi khi mở file, bạn có thể muốn thực hiện một cách khác. Chẳng hạn, nếu bạn lưu tất cả các file của bạn trong các file zip trên một drive mạng lưới, bạn sẽ thấy bất kỳ file nào trong tập tin lưu trữ mà bạn muốn mở ra đều bị tự động khoá lại (block). Và tất nhiên, bạn sẽ không thoải mái khi cứ mỗi lần mở file lại mỗi lần phải thực hiện các thao tác mở khoá (unblock).

Trong Word 2013 – hoặc trong bất kỳ ứng dung Office nào mà bạn đang gặp vấn đề – hãy click vào trình đơn File và chọn Options. Click vào đường link Trust Center phía bên trái.

Tại đây bạn sẽ xác định những folder nào mà bạn có thể luôn luôn tin tưởng, và vì thế các file lưu trong đó cũng sẽ luôn được được mở ra.
Nếu bạn cố gắng mở các file được lưu trên một mạng lưới khác, bạn có thể thêm cái này vào danh sách các địa điểm lưu tin cậy của bạn, click vào nút “Add new location”.

Click vào Browse và sau đó tìm đến folder hoặc ổ mà bạn muốn unblock. Bạn cũng có tuỳ chọn kích vào “Subfolders of this location are also trusted” để đảm bảo tất cả các file trong ổ này đều có thể mở ra.

Nếu bạn click vào OK và sau đó thử mở lại một file từng bị khoá, bạn sẽ nhận ra nó được mở mà không gặp vấn đề gì.
Tuy nhiên, giải pháp này không xử lý vấn đề triệt để. Không thể dùng phương pháp này để unblock các địa điểm mạng lưới. Tuy nhiên, điều đó có nghĩa bạn có thể copy những file không mở được từ một mạng lưới sang một folder đã được gắn nhãn “an toàn”, và chúng sẽ có thể mở được từ đây.

Vô hiệu tính năng bảo mật

Có một tuỳ chọn khác dành cho bạn, nhưng cần thực hiện nó một cách cẩn thận. Các file từ các nguồn có vẻ không an toàn bị khoá vì có lý do của nó – có thể là chúng nguy hiểm. Nếu bạn chắc chắn có thể mở bất kỳ file nào bạn muốn, bạn có thể bỏ qua tính năng bảo mật này của Office.

Trong Trust Center, đi thẳng vào phần Protected View, sau đó bỏ tích ở các hộp có dán nhãn “Enable Protected View for files originating from the Internet” và “Enable Protected View for files located in potential unsafe locations”, và click OK.

Tất nhiên, với phương pháp này, bạn cần chắc chắn bạn đã có các biện pháp bảo mật khác – như phần mềm chống virus, mã độc cập nhật…..

Trần Thị Huyền/XHTT

Xem thêm

Loại bỏ dòng trắng trong word

Trong các tài liệu word thông thường người soạn thảo sẽ tạo cách dòng giữa các đề mục, bài tập … Tuy nhiên để tiết kiệm khi in thì người sử dụng sẽ xóa các dòng trắng này đi. Nếu các tài liệu có một vài dòng trắng thì việc làm đơn giản, nhưng nếu văn bản có hàng trăm khoảng trắng thì công việc làm thủ công là điều ít ai đủ kiên nhẫn có thể làm được.

Các bạn mở file word cần xóa các dòng trắng ra. Nhấn tổ hợp phím “Ctrl+H”

Tại textbox “Fint wath” các bạn nhập ^p^p

Tại textbox “Replace with” các bạn nhập ^p

Sau đó các bạn nhấn “Replace All”

Hệt thống thông báo thay thế như sau:

Các bạn nhấn “OK” và kết quả là tất cả các hàng trắng đều được xóa hết.

Vậy là xong.

Lưu ý: thủ thuật này các bạn có thể sử dụng thay thế các từ, khoảng trắng … trong word một cách đơn giản.

Thuthuatso.com

Xem thêm

5 add-in hữu ích dành cho Word 2010

Rất nhiều người khi sử dụng ứng dụng soạn thảo văn bản thường dùng thêm add-in. Chúng sẽ khiến Word rườm rà hơn hay giúp mở rộng khả năng của trình soạn thảo văn bản này? 

Thực tế, điều này còn phụ thuộc vào loại add-in người dùng chọn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm ra một vài Word add-in miễn phí hoặc chí ít cũng tốn ít tiền mà bạn có thể sử dụng.

1: Microsoft Mathematics Add-in

Bạn đang gặp khó khăn với những phương trình và phép tính trong dữ liệu Word? Nếu cảm thấy mệt mỏi khi suốt ngày phải đối mặt với những chỉ số trên và chỉ số dưới để có được phép tính trông đẹp, hãy thử sử dụng Microsoft Mathematics Add-in được cung cấp bởi Microsoft Download Center. Add-in này hoạt động với cả Word và OneNote và cung cấp cho người dùng bộ sưu tập các ký tự toán học. Bạn có thể thêm chúng vào trong phương trình của mình để hoàn thiện phép tính. Bên cạnh đó, add-in này còn cung cấp cho người dùng các tính năng nhằm giúp bạn tính toán những hàm số phức tạp, làm việc với các biểu thức đại số, đồ thị dạng 2-D và 3-D cùng rất nhiều tính năng hữu ích khác.

2: Classic Menu for Word 2010

Nếu cảm thấy tiếc giao diện cũ của Word và khi tìm những gì mình cần trong Word là vấn đề nên mở menu nào, vậy thì bạn có thể quay lại thời gian bằng cách thêm Classic Menu for Word 2010. Những tính năng mới có trong Word 2010 đã được bao gồm trong giao diện Classic. Vậy nên, người dùng đã có thể tiếp cận tất cả những chức năng mới mà phiên bản mới nhất cung cấp qua một giao diện, thiết kế thân thiện, thoải mái. Add-in này cung cấp phiên bản dùng thử trong vòng 30 ngày. Sau đó bạn sẽ phải trả mức phí $15 nếu quyết định tiếp tục sử dụng.

3: More Add-in 4.2

Bạn muốn có cách nào đó đơn giản hơn để đính kèm nội dung trong dữ liệu Word? Ví dụ, giả sử là bạn đang tạo dữ liệu đào tạo và muốn nó càng ngắn gọn, súc tích càng tốt nhưng cũng không muốn bỏ qua những thông tin mà người dùng mới. Nếu vậy, bạn có thể sử dụng add-in More Add-in 4.2 để tạo nội dung có thể cuộn được trong dữ liệu Word. Thông tin sẽ được ẩn cho tới khi người dùng kích vào nó để hiển thị thông tin thêm khi cần thiết. More Add-in cung cấp cho người dùng bản dùng thử, cho phép sử dụng 10 lần. Sau đó, nếu muốn tiếp tục sử dụng add-in này, bạn sẽ phải mua license trực tuyến với giá $19.99.

4: Chemistry Add-in for Word

Đây là một add-in khác dành cho những người sử dụng Word để hoàn thành các phép tính liên quan tới hóa học. Chemistry Add-in for Word sẽ cung cấp cho người dùng những ký tự cần thiết để thêm và làm việc với thông tin hóa học có trong dữ liệu. Nó bao gồm các công thức, ký tự phân tử,… Người dùng cũng có thể tạo sơ đồ 2D hóa học và hiển thị một bảng “khu vực hóa học” trực tiếp để bạn có thể nhanh chóng xem miêu tả hóa chất ngay trong dữ liệu của mình. Người dùng có thể bổ sung Chemistry Add-in for Word miễn phí từ Microsoft Education Labs.

5: PowerWord 1.0

Nếu là người chuyên đi “săn” và thu thập thông tin, bạn có thể thấy thích PowerWord 1.0. Add-in này sẽ giúp đơn giản hóa công việc tìm kiếm từ những nguồn yêu thích – Wikipedia, Google, YouTube,… – khi tìm các bài báo, ảnh và truyện mới có liên quan tới từ khóa bạn điền. Người dùng cũng có thể sử dụng To-Do List Manager để tạo một danh sách các tác vụ những mục tin cần thiết phải hoàn thành trước khi dữ liệu được hoàn tất. Đây là tính năng tuyệt vời cho dù bạn đang làm việc một mình hay đang làm việc cùng một nhóm.

Một điều nữa về phần mềm này: Có lỗi chính tả trong nhóm Easy Research trong thẻ PowerPack (Reference Search bị đánh sai chính tả thành Reference Serach). Tuy nhiên, chức năng của nó vẫn không bị ảnh hưởng. Thêm vào đó, công cụ này còn miễn phí. Vậy nên, chúng ta hoàn toàn có thể bỏ qua lỗi chính tả này.

Xem thêm

Tự tạo ebook bằng Microsoft Word

Microsoft Word có rất nhiều tính năng tốt để tạo sách điện tử (ebook) dễ dàng. Bạn có thể sử dụng nhiều kiểu style để định dạng một ebook hay thay đổi định dạng để sử dụng cho những nền tảng khác nhau.


Bạn cũng có thể dùng công cụ References để tạo một mục lục tự động hay tạo ra một khuôn mẫu thiết kế sẵn để sử dụng nhiều lần, vì vậy bạn sẽ có nhiều thời gian dành cho phần nội dung hơn. Sau đây là cách để tự tạo những ebook tuyệt vời mà mất ít công sức.
Định dạng ebook


Có hơn 20 loại định dạng ebook phổ biến hiện nay. Mặc dù một số định dạng đọc được trên nhiều loại thiết bị nhưng người dùng sẽ thấy rằng không có một định dạng nào có thể đọc được trên mọi thiết bị. Trên hết, do kích thước màn hình khác nhau giữa các thiết bị vì vậy kích thước trang, định dạng ảnh và những thành phần khác cũng khác nhau.


Nếu muốn ebook của mình có thể đọc được trên nhiều thiết bị, bạn sẽ cần lưu nó dưới nhiều định dạng. Bạn phải dự định trước loại e-reader trước khi bắt đầu thay đổi định dạng. Lựa chọn loại e-reader sẽ quyết định định dạng có thể sử dụng và từ đó ta sẽ cần tìm hiểu những đặc tả chính xác về mỗi thiết bị để có thể thiết kế ebook sao cho hợp lý.


Những định dạng ebook phổ biến nhất là những định dạng mà hầu hết thiết bị đều có thể đọc được, bao gồm văn bản thuần, Adobe PDF, ePub và HTML. Hầu hết các e-reader cũng có thể hiển thị ảnh mặc dù một số thiết bị như Kindle của Amazon chỉ có màn hình đen trắng. Nếu muốn mọi người sẽ đọc ebook của mình trên một e-reader màn hình đen trắng thì hãy đảm bảo ảnh vẫn nhìn tốt với hai màu đen và trắng.
Thiết kế ebook trong Word


Trong Word, người dùng có thể lưu file định dạng doc, pdf và html sau đó sử dụng những chương trình khác để chuyển đổi file thành định dạng mình cần.


Để bắt đầu, hãy tạo một Word document mới. Nếu định tạo nhiều sách, hãy thiết kế một bố cục cơ sở và lưu dưới dạng một Word template để sử dụng cho mỗi cuốn sách mới.
Thêm trang tựa đề


Bắt đầu với phần trang tựa đề, gõ tựa sách, tựa đề phụ và tên tác giả cùng những chi tết khác cần xuất hiện ở đây. Chọn kiểu văn bản và thay đổi định dạng bằng cách kích vào Title style trong Styles gallery trên thẻ Home của thanh công cụ Ribbon. Chọn kiểu văn bản cho đề mục con và kích Subtitles style (Nếu nó không xuất hiện trong danh sách Style gallery, nhấn Ctrl-Shift-S) để hiển thị hộp thoại Apply Styles, gõSubtitle vào trường và kích Apply).


Chọn và định dạng lại tất cả văn bản khác trên trang đề mục. Chẳng hạn như, người dùng có thể chọn style Emphasis cho phần tên tác giả và các thông tin khác.


Nếu một style không định dạng văn bản theo ý người dùng, sửa style bằng cách kích chuột phải vào tên nó trong Style gallery và chọn Modify. Thay đổi phông chữ, kích thước chữ và thiết lập khác theo ý muốn trong hộp thoại Modify Style và kích OK để áp dụng thay đổi. Tất cả văn bản được định dạng với style đó sẽ thay đổi tự động để đúng với những thiết lập mới.
Tạo mục lục


Sau khi hoàn thành trang tựa đề, hãy bắt đầu một trang mới. Chọn page Layout/ Breaks/ Page để bắt đầu trang mới. Nếu trang tiếp theo này là mục lục sách, gõ tựa đề như “Mục lục” và sau đó chọnReferences/ Table of Contents/ Insert Table of Contents. Thiết lập Show Levels thành 1 hoặc 2 tùy thuộc vào có bao nhiêu cấp đề mục phải hiển thị, chọn một định dạng từ danh sách định dạng và kích OK 2 lần. Một thông báo “No table of contents entries found” sẽ xuất hiện do ta chưa tạo đầu vào cho mục lục. Về sau, khi sách đã có nội dung, người dùng có thể cập nhật mục lục bằng cách kích vào thông báo đó và nhấn F9.
Định dạng chương cho ebook


Tiếp theo, tạo một trang mới bằng cách chọn Page Layout/ Breaks/ Next Page. Bây giờ, ta đã sẵn sàng bắt đầu chương 1 của cuốn sách. Gõ tên chương trước và định dạng nó bằng cách sử dụng style Heading 1. Thêm các đề mục cấp 2 theo ý muốn và để định dạng là Heading 2. Word sẽ tự động cập nhật các đề mục vào mục lục.
Thêm tiêu đề và chân trang


Để làm cho các trang trông chuyên nghiệp hơn, hãy bổ sung tiêu đề hiển thị tựa sách và chân trang có đánh số trang. Kích thẻ Insert trên thanh công cụ Ribbon và kích Header. Từ danh sách, chọn Edit Header để tạo tiêu đề. Kích Header & Footer Tools/ Link to Previous để tách liên kết giúp cho các phần khác nhau có thể có tiêu đề khác nhau. Bây giờ gõ tựa sách vào tiêu đề và sử dụng một kiểu style để định dạng lại nó.





Vẫn ở chương đầu, chọn Insert/ Footer/ Edit Footer và chọn lại Header & Footer Tools/ Link to previous (nếu cần) để tách liên kết giữa chân trang của phần này và chân trang phần trước. Kích vào khu vực chứa chân trang. Trên thanh công cụ Ribbon, kích Page Number/ Bottom of Page và sau đó chọn một style cho số trang (như Page Number 2).


Bây giờ, chọn Page Number/ Format Page Number và kích Start at. Thiết lập giá trị 1 và kích OK. KíchClose Header and Footer để trở lại document.
Định dạng chương kế tiếp


Để thiết lập chương kế tiếp, chọn Page Layout/ Breaks/ Page và tiếp tục thêm tựa đề chương, đầu đề con. Định dạng sử dụng cùng style như ở chương 1. Làm tương tự cho các chương còn lại.


Để kiểm tra mục lục, kích vào bên trong phần mục lục rồi nhấn F9 để cập nhật cho nó.
Lưu thành template để có thể sử dụng lại


Để lưu dạng thiết kế thành một template, chọn File/ Save As và trong danh sách xổ xuống “Save as type“, chọn Word Template (*.dotx). Kích Templates dưới tên ‘Microsoft Word’ trong góc trên cùng bên trái của hộp thoại Save As. File sẽ được lưu trong thư mục Templates. Gõ tên cho template và kích Save.


Để tạo một ebook mới theo template này, chọn File/ New/ My Templates và sau đó chọn template đã tạo từ danh sách Personal Templates. Kích OK.
Lưu ở nhiều định dạng khác


Sau khi hoàn thành xong cuốn sách và muốn lưu nó dưới định dạng đặc biệt khác, trước hết hãy lưu nó dưới một định dạng gốc có trong Word. Nếu bạn cần một file dạng rtf hay html, chọn File/ Save As và chọn Rich Text Format (*.rtf) hoặc Web Page (*.htm; *.html) từ danh sách Save As. Gõ tên file và kíchSave.


Nếu bạn cần một file pdf, chọn File/ Save & Send/ Create PDF/XPS document và kích nút Create PDF/XPS. Gõ tên ebook và chọn tùy chọn tối ưu mong muốn rồi kích Publish.


Công cụ Word cho người dùng nhiều tùy chọn để thay đổi định dạng một ebook đầu ra dưới dạng pdf hay chuyển đổi nó sử dụng trình chuyển đổi trực tuyến hoặc phần mềm tải về máy. Trông thì có vẻ phức tạp, nhất là trong lần đầu thực hiện. Chúng tôi khuyến nghị người dùng nên áp dụng cho một hay hai chương sách trước để kiểm thử template thiết kế cùng phương pháp đỏi định dạng mong muốn để đảm bảo mọi thứ vận hành như ý muốn trước khi đầu tư nhiều thời gian và công sức vào định dạng toàn bộ tài liệu.


Mặc dù không phải là công cụ có thể tạo ra mọi định dạng ebook hiện hành, nhưng Word lại có bố cục tùy biến và linh hoạt, rất thuận tiện để định dạng sách. Hơn nữa, định dạng file doc được sử dụng rộng rãi do đó mà bạn có thể dễ dàng tìm thấy cách để chuyển nó sang bất cứ một định dạng ebook nào mà mình mong muốn.


Theo PCWorld

Xem thêm